8. Notificazione
Il modulo Notificazione di K-Sanctions gestisce la produzione, la generazione e l’esportazione dei documenti ufficiali necessari per la notificazione dei Verbali.
Le stampe prodotte per gli allegati delle notifiche sono conformi agli standard previsti dalla normativa sul Codice della Strada e personalizzabili in base alle esigenze di ciascun comando di polizia locale.
TODO PAOLA integrare con maggiori dettagli del flusso: verbale -> creazione pagamenti -> creazione documento -> protocollo -> firma -> recupero file pagamento -> invio integrare con nuovi possibili errori in base al flusso dettagliato (es. errore firma) integrare con gli stati che assumerà il verbale in base agli stati della notifica integrare con pec a messo aggiungere sezione «Controlli e regole di business» OTP per autorizzazione integrare con invio documenti ricorso? Per ora no
Tipologie di invii di notifica gestiti
Il modulo prevede la possibilità di invio delle notifiche tramite le seguenti tipologie:
SEND: l’invio verrà effettuato tramite la piattaforma di invio notifiche digitali di PagoPA, compresi tutti gli aggiornamenti di stato.
PEC: l’invio verrà effettuato tramite PEC per i soggetti aventi la PEC in anagrafica, gli stati della notifica saranno recuperati direttamente tramite PEC.
Sistemi di postalizzazione cartacea: sistemi esterni di invio notifiche cartacee. In questo momento il sistema integrato sarà Spike, ma in futuro potranno essercene anche altri. Gli stati della notifica saranno recuperati dal sistema esterno implementato.
Postalizzazione cartacea manuale: alla fine del processo di creazione del flusso di stampa, l’utente potrà scaricare lo zip contenente tutti i documenti per l’invio cartaceo necessari per l’invio direttamente del comando). Gli stati della notifica dovranno essere aggiornati direttamente dagli utenti.
In generale, per le tipologie di invio cartaceo, gli utenti avranno la possibilità di aggiornare lo stato delle notifiche e caricare eventuali documenti di ricezione negli allegati.
Modelli di stampa
Ogni comando dispone di un modello di stampa configurabile, personalizzati in base alle proprie esigenze operative e all’immagine istituzionale. I modelli sono archiviati nel sistema e gestiti tramite interfaccia amministrativa.
Per ciascun modello possono essere configurati:
intestazione (logo, denominazione, indirizzo del comando);
variabili di contenuto (campi dinamici richiamati dal database);
sezione di firma digitale o elettronica;
versioni multilingua (se previste per il territorio);
La modifica di un modello non influisce retroattivamente sui documenti già generati, garantendo così la stabilità degli archivi storici.
Notificazione massiva
Il modulo Notificazione consente la produzione di documenti in modalità massiva per gestire grandi volumi di verbali o notifiche. Questa funzionalità è tipicamente utilizzata per:
stampa giornaliera o settimanale dei verbali da notificare;
produzione in blocco di preavvisi o lettere di trasmissione;
esportazione di lotti di documenti per postalizzazione esterna.
Il sistema genera un flusso di notifica che contiene:
identificativo del processo;
elenco dei verbali inclusi;
stato dell’elaborazione ed eventuale stato di ritorno;
In caso di scelta della tipologia di invio “Postalizzazione cartacea interna”, che sarà l’unica casistica in cui il flusso assumerà lo stato “Inviato”, al termine del processo di elaborazione, quindi quando il flusso sarà in stato “Documenti generati”, l’utente dovrà scaricare il pacchetto ZIP con tutti i documenti generati per procedere alla stampa ed invio manuali. Sarà quindi possibile variare lo stato del verbale manualmente.
In generale, per ogni flusso, sarà poi possibile scaricare il dettaglio dell’invio delle varie notifiche presenti nel flusso o il dettaglio della singola notifica con i corrispondenti allegati.
Motore di generazione
Il cuore del modulo Notificazione è costituito dal motore di generazione, un componente dinamico che elabora i dati presenti nel sistema e li inserisce all’interno dei modelli predefiniti per l’invio delle notifiche.
Il motore di generazione utilizza il modello di stampa associato alla tipologia di invio, che consente l’inserimento dinamico di variabili (es. $NOME_AGENTE, $TARGA, $IMPORTO, $ARTICOLO_CDS, $LUOGO) nella grafica del layout personalizzato sulle esigenze del comando.
Il motore di generazione creerà dei flussi di notifica, dove ogni singolo flusso sarà solo per una tipologia di invio (vedere Tipologie di invii di notifica gestiti). Ogni flusso avrà il suo stato di invio con eventuale dettaglio di errore e raggrupperà un insieme di notifiche inviate tutte insieme e con la stessa tipologia di invio.
Ogni notifica presente nei vari flussi di notifica avrà il suo stato di invio, i dati e gli indirizzi di quella precisa notifica, il documento allegato ed un eventuale dettaglio di errore, nel caso sia un errore della singola notifica e non di un intero flusso.
Il modello “Log Notificazione” registra ogni evento significativo legato al processo di notifica (sia a livello di flusso che di singola notifica), consentendo di tracciare:
la data e l’ora dell’evento,
l’operatore che ha generato l’azione,
lo strumento o canale utilizzato (es. SEND, PEC, Portale, Stampa manuale, ecc.),
lo stato del verbale o della notifica in quel momento,
eventuali dettagli o messaggi di errore.
Ogni volta che viene generato o aggiornato un flusso di notifica, il sistema dovrà aggiornare le spese di spedizione del verbale in base alla tipologia di invio.
Il processo del flusso di notifica si articola nelle seguenti fasi:
Creazione ed invio del flusso di notifica: dove l’utente potrà decidere quali verbali inviare e la tipologia di invio.
Verifica dello stato d’invio del flusso o della singola notifica: sarà possibile verificare se le notifiche sono state inviate, gestire eventuali errori o verificare lo stato dell’invio (es. invio in corso, consegnato, etc.).
Eventuale reinvio delle notifiche: sarà possibile procedere al reinvio delle notifiche in caso di errori di notifica o di cambio di destinatario.
Creazione ed invio del flusso di notifica
La creazione di un nuovo flusso di notifica prevede le seguenti fasi:
Recupero dei dati: il sistema preleva automaticamente le informazioni necessarie dai moduli correlati (es. Verbali, Articoli, Comando) e l’utente seleziona quali elaborare.
Elaborazione e composizione: i dati vengono formattati secondo il layout configurato nel modello.
Creazione dei pagamenti: vengono creati i pagamenti in base alla tipologia d’invio.
Generazione del file: il documento finale viene creato in formato PDF e firmato in PDF/A.
Invio ai soggetti del verbale: verrà fatto un invio per ogni soggetto legato al verbale per cui sia stato impostato l’invio della notifica (come già specificato nella sezione Verbali).
Archiviazione e log: il sistema salva una copia del documento e registra i dettagli dell’operazione.
Recupero dei dati ed invio
Nella fase di recupero dei dati, l’utente accederà alla sezione dedicata alla creazione di un nuovo flusso di notifica, dove sarà presente l’elenco dei verbali notificabili con la possibilità di applicare i filtri sotto riportati.
Data dell’infrazione: prevede una data di inizio ed una di fine dove, una volta applicato, verranno mostrati solo i verbali corrispondenti ad una infrazione effettuata nell’arco temporale impostato
Nazione della targa: sarà selezionabile la nazione della targa e, quando applicato, verranno mostrati solo i verbali dove la targa coinvolta corrisponde alla nazione selezionata
Articoli e commi: saranno selezionabili uno o più commi e, quando applicato, verranno mostrati solo i verbali corrispondenti ad infrazioni dei commi selezionati. In caso si voglia verificare l’intero articolo, sarà sufficiente selezionare tutti i commi corrispondenti all’articolo desiderato.
Giorni alla scadenza dei termini: se impostato a 0 (zero) verranno mostrati tutti i verbali senza applicazione del filtro, altrimenti verranno mostrati solo i verbali con scadenza dei termini entro i giorni indicati nel campo (es. viene fatta la visualizzazione il primo del mese con filtro a 20 giorni, verranno mostrati i verbali con data scadenza termine tra il primo del mese in corso ed il giorno 20 del mese in corso).
PEC: prevede 3 valori “Tutti” dove il filtro non viene applicato, “Solo con PEC” dove quando applicato verranno mostrati i verbali corrispondenti ad un soggetto con PEC in anagrafica, “Solo senza PEC” dove quando applicato verranno mostrati i verbali corrispondenti ad un soggetto senza PEC in anagrafica
Stato del verbale: se applicato, verranno mostrato solo i verbali nello stato selezionato
Una volta recuperati i verbali, sarà possibile procedere all’invio. Per fare questo basterà selezionare uno, più di uno o tutti i verbali mostrati e cliccare sul pulsante della tipologia di invio desiderata (es. PEC).
All’avvio del processo di notifica, per ogni soggetto del verbale che dovrà ricevere la notifica, verranno creati i documenti in base al template associato alla modalità di invio; una volta creati i documenti, questi verranno protocollati, firmati automaticamente e verranno creati i pagamenti comprensivi di eventuali costi di spedizione in base alla tipologia d’invio. Infine, si procederà all’invio vero e proprio in base alla modalità selezionata.
Integrazione con le varie tipologie di invio
Come detto in precedenza, il modulo è integrato con varie tipologie di invio delle notifiche, dove ognuna differisce leggermente dall’altra e dove possono essere presenti dei costi di notifica diversi in base alla tipologia.
La procedura di creazione e l’invio dei flussi di notifica è la stessa per tutte le tipologie d’invio; di seguito verranno elencate le differenze tra le varie tipologie di notifica.
Invio tramite SEND
Il modulo Notificazione, per la tipologia di invio tramite SEND si appoggerà all’integrazione con la piattaforma SEND di PagoPA, dove per ogni notifica è previsto un tentativo di invio digitale (specificando la PEC del soggetto al momento dell’invio o verificando la presenza di un domicilio digitale tramite l’“Indice Nazionale dei Domicili Digitali”) e, in caso il soggetto non abbia un domicilio digitale o l’invio digitale non andasse a buon fine, procede automaticamente all’invio cartaceo.
Per questa tipologia di invio sarà possibile inviare le notifiche con costo di consegna:
Fisso, impostato dal comune nella configurazione dei costi di consegna. In questa tipologia, i bollettini PagoPA generati includeranno anche i costi di consegna.
Dinamico, dove l’importo dei costi di consegna cambierà in base alla tipologia di invio andato a buon fine. In questa tipologia, i bollettini PagoPA generati saranno senza costi di consegna. Il costo di consegna verrà aggiunto solo nel momento dell’attualizzazione del pagamento, quindi quando il soggetto procederà con il pagamento.
Per questa casistica, la data di invio del verbale corrisponderà alla data in cui il sistema SEND restituirà il codice IUN, mentre la data di perfezionamento ed i documenti correlati verranno restituiti direttamente dal sistema SEND in base allo stato della notifica.
Tutti i documenti opponibili a terzi vengono prodotti direttamente dalla piattaforma SEND di PagoPA e scaricati sull’applicativo, così da avere tutte le informazioni necessarie in un unico punto, nonostante restino disponibile anche sulla piattaforma SEND per 10 anni.
Invio tramite PEC
La tipologia di invio tramite PEC, sarà possibile solo per i soggetti aventi la PEC in anagrafica, quindi, in caso si tenti l’invio con questa modalità verso un soggetto senza PEC, l’invio della singola notifica andrà automaticamente in errore.
Il costo di consegna verso il cittadino sarà quello impostato a livello di configurazione da parte del comune mentre la data di invio sarà la data in cui la PEC viene inviata e quella di perfezionamento verrà impostata alla ricezione della ricevuta di conferma di consegna della PEC.
Vi sarà inoltre la possibilità di scaricare la ricevuta di consegna, la ricevuta di lettura e, in caso di errore, il motivo dell’errore (es. casella PEC piena).
Invio tramite sistema di postalizzazione cartacea
L’invio tramite sistema di postalizzazione cartacea si appoggerà a dei sistemi esterni per l’invio fisico dei documenti. Questa tipologia si interfaccerà con diversi sistemi (al momento solo spike) che saranno abilitati in base a quelli utilizzati dal comando.
In questa modalità, il costo di consegna verso il soggetto sarà quello impostato a livello di configurazione da parte del comune mentre la data di invio sarà quella scelta dal comando e accettata dal sistema esterno.
La data di perfezionamento, la ricevuta di consegna ed eventuali errori (es. irreperibilità) verranno aggiornate tramite quanto restituito dal sistema esterno, sarà però possibile procedere all’aggiornamento manuale direttamente da parte di un operatore.
Invio tramite postalizzazione cartacea interna
Per l’invio tramite postalizzazione cartacea interna, alla fine del processo di creazione del flusso di notifica, l’operatore dovrà scaricare lo zip contenente tutti i documenti generati e procedere all’invio cartaceo, dove il costo di consegna utilizzato alla creazione dei bollettini PagoPA è quello impostato a livello di configurazione.
In questa modalità l’operatore dovrà procedere ad aggiornare tutte le informazioni (anche in maniera massiva), come:
Data di invio.
Data di perfezionamento.
Ricevute di consegna con anche caricamento dei documenti.
Eventuali possibili errori (es. irreperibilità)
Regole operative e sicurezza
Il modulo applica una serie di regole per garantire la correttezza dei dati e la sicurezza documentale:
le stampe ufficiali possono essere generate solo da utenti con il permesso dedicato;
ogni documento prodotto viene marcato con identificativo univoco e firma digitale del sistema;
le ristampe successive riportano il riferimento al documento originale (“ristampa del …”);
non è possibile modificare un documento dopo la firma o la notifica;
i modelli di stampa possono essere aggiornati solo da amministratori di sistema;
i documenti generati vengono conservati nel repository sicuro dell’istanza del comando, in conformità alle regole di conservazione digitale.
Gestione dati e tracciabilità
Ogni documento generato è associato a un record nel flusso di notifica, che conserva:
identificativo del documento e del modulo di origine;
utente e data di generazione;
modello utilizzato e versione;
stato del processo di notifica (completato, errore, annullato);
eventuale riferimento alla spedizione o conservazione digitale.
Il flusso può essere consultato dagli amministratori o esportato per audit e controlli interni. Tutti i file vengono archiviati in un percorso protetto e conservati in formato non modificabile (PDF/A), garantendo la piena tracciabilità del documento nel tempo.
Errori e Avvisi
Il sistema prevede l’invio di notifiche di verso gli operatori in caso di errori o avvisi dove l’operatore riceverà una notifica e, in caso questa non venga letta nell’arco della giornata, verrà inviata una e-mail durante la notte con l’elenco delle notifiche non lette.
Sarà inoltre possibile configurare a livello di comando una o più e-mail a cui ricevere le notifiche inviate verso i singoli operatori.
Per il modulo Notificazione sono previste le seguenti casistiche:
Avviso di inizio creazione ed invio di un flusso di notifica; questa notifica sarà inviata all’operatore che ha creato il flusso di notifica in questione e, se impostata, alla e-mail scelta a livello di configurazione.
Avviso di completamento invio di un flusso di notifica con eventuale dettaglio in caso di errore; questa notifica sarà inviata all’operatore che ha creato il flusso di notifica in questione e, se impostata, alla e-mail scelta a livello di configurazione.
Avviso in caso si riceva un aggiornamento per cui si renda necessario procedere al reinvio di una notifica (es. irreperibilità); questa notifica sarà inviata a tutti gli operatori con il permesso di invio delle notifiche e, se impostata, alla e-mail scelta a livello di configurazione.