5. Verbali

Il modulo Verbali costituisce il cuore procedurale del sistema K-Sanctions. Si occupa della gestione completa del verbale di accertamento dell’infrazione al Codice della Strada, dalla generazione iniziale (manuale o automatica) fino alla sua notifica, chiusura o archiviazione. Tutti i dati provenienti dai moduli Servizi (dispositivi automatici) e Preavvisi confluiscono qui, dove assumono validità formale e vengono trattati secondo le regole procedurali previste dalla normativa vigente.

Il modulo consente di creare, validare, stampare, notificare e monitorare lo stato dei verbali, mantenendo piena tracciabilità e garantendo conformità ai requisiti legali, amministrativi e di conservazione digitale.

DA INTEGRARE SOGGETTI, NUOVE INFORMAZIONI PER RINOTIFICA (ES. NOLEGGIO, INDIRIZZO SBAGLIATO)

Creazione del verbale

I verbali possono essere generati in tre modalità principali:

  • Da preavviso – conversione di un preavviso validato proveniente dal servizio esterno. In questo caso, i dati vengono automaticamente trasferiti e precompilati nel verbale.

  • Da accertamento– importazione da dispositivi di rilevazione (autovelox, ZTL, telecamere). Il sistema crea il verbale a seguito di validazione manuale da parte dell’agente accertatore.

  • Manuale – redazione diretta da parte dell’ufficio, utilizzata per infrazioni rilevate in modalità diverse (es. contestazioni dirette o documentali).

Durante la creazione, il sistema assegna al verbale:

  • un identificativo univoco (ID interno di sistema);

  • un numero progressivo secondo la numerazione configurata per il comando;

  • lo stato dell’invio (“inviato”, “pagato”, …);

  • la data e ora di generazione e l’utente responsabile.

Il modulo verifica inoltre la presenza dei dati obbligatori: luogo, data, ora, targa, articolo CdS, agente e, se disponibile, dati del trasgressore.

Struttura del verbale

Il modello di verbale utilizzato da K-Sanctions è conforme agli standard normativi e contiene le seguenti sezioni principali:

  • Dati identificativi del verbale: numero, data di redazione, stato, codice del comando.

  • Dati dell’infrazione: articolo CdS violato, descrizione sintetica, importo della sanzione, data, ora e luogo.

  • Dati del veicolo: targa, tipo, marca, modello, colore.

  • Dati del trasgressore o proprietario: anagrafica completa, codice fiscale, residenza.

  • Dati dell’agente accertatore: nome, matricola, dispositivo o servizio di provenienza.

  • Note operative o motivazioni aggiuntive.

  • Allegati multimediali: immagini, documenti, estratti di dispositivo.

Ogni campo è tipizzato e validato dal sistema per evitare incongruenze o omissioni. La struttura è modulare e può essere personalizzata in base alle esigenze del comando.

Validazione

Una volta compilato, il verbale deve essere validato da un operatore abilitato (Istruttore o Responsabile del procedimento). Durante la validazione, il sistema esegue i seguenti controlli:

  • presenza di tutti i dati obbligatori;

  • coerenza tra articolo CdS e importo sanzione;

  • congruenza tra luogo e codice territoriale;

  • corretta associazione di agente, comando e dispositivo;

  • verifica della numerazione progressiva e dello stato procedurale.

DA SPOSTARE NELLA SEZIONE FIRMA CHE VERRà RICHIAMATA DAL FLUSSO DI INVIO NOTIFICA Solo i verbali che superano con esito positivo tali verifiche possono essere firmati digitalmente. La firma genera un hash crittografico che garantisce l’integrità del documento e la sua autenticità giuridica.

Il sistema archivia la versione firmata in formato PDF/A e la conserva nel repository documentale del comando.

Notifica e trasmissione

Dopo la validazione, il verbale entra nella fase di notifica al destinatario.

Le modalità di notifica configurabili sono:

  • Postalizzazione cartacea, tramite esportazione verso sistemi di stampa e imbustamento esterni o direttamente dal comando;

  • Notifica telematica via PEC, per soggetti abilitati o enti;

  • SEND.

Il sistema aggiorna automaticamente lo stato del verbale in base all’esito della trasmissione:

  • In spedizione

  • Notificato

  • Restituito / errore

Ogni notifica genera un record di log con i riferimenti della spedizione, la data di invio e il canale utilizzato. Il modulo può inoltre ricevere, tramite integrazione, i riscontri di consegna o di mancata notifica, aggiornando lo stato del procedimento e, se necessario, predisponendo la rinotifica.

Il calcolo della scadenza dei termini per l’invio delle notifiche di 90 (novanta) giorni parte dalla data di infrazione o, in caso sia necessario reinviare una notifica (es. irreperibilità, ditta di noleggio, etc.), dalla data di riapertura dei termini.

Aggiornamento degli stati e monitoraggio

Il verbale attraversa una serie di stati procedurali predefiniti che riflettono le fasi del ciclo di vita del documento:

  • Bozza – verbale creato ma non validato.

  • In validazione – in fase di revisione e controllo dati.

  • Firmato – documento ufficialmente emesso e protocollato.

  • Notificato – destinatario raggiunto tramite canale di notifica.

  • Pagato – sanzione saldata nei termini previsti.

  • In ricorso – contestazione presentata e associata al verbale.

  • Archiviato – procedimento concluso.

Ogni transizione di stato è controllata dal sistema e subordinata a specifici requisiti (es. impossibilità di passare da “bozza” a “notificato” senza firma).

Tutte le modifiche di stato vengono registrate nel log cronologico, con riferimento a data, ora e utente.

Gestione economica

Il modulo gestisce automaticamente gli importi delle sanzioni e le relative maggiorazioni o riduzioni, in base alle regole definite nel modulo Articoli e alla tempistica dei pagamenti. I principali automatismi comprendono:

  • calcolo della riduzione del 30% per pagamenti entro 5 giorni (a meno che il 5° giorno sia un festivo, in quel caso slitta al giorno non festivo successivo, quindi se il 5° giorno è domenica passa al lunedì, se è il 25/12 passa al 27/12, etc.);

  • aggiornamento automatico degli importi in caso di pagamento parziale o tardivo;

  • integrazione con i sistemi di pagamento elettronici (PagoPA, piattaforme comunali o regionali);

  • aggiornamento dello stato economico del verbale al ricevimento dell’esito di pagamento.

Flusso operativo

Il flusso tipico di gestione dei verbali prevede le seguenti fasi operative:

  • Creazione del verbale, manuale o automatica.

  • Compilazione dei dati anagrafici, veicolari e normativi.

  • Validazione e firma digitale da parte dell’operatore autorizzato.

  • Protocollazione e archiviazione della copia ufficiale.

  • Notifica al destinatario tramite canale configurato.

  • Aggiornamento stato in base agli esiti di consegna o pagamento.

  • Eventuale gestione del ricorso e aggiornamento del fascicolo.

  • Archiviazione finale e conservazione digitale a norma.

DA INTEGRARE CON LOGICA RECUPERO DATI DA VISURA (CON INFO. PER SOVRESCRIZIONE DATI Già INSERITI

DA SPECIFICARE CHE LE FASI SOPRA DESCRITTE SONO GESTITE DA DIVERSI MODULI (ES. NOTIFICAZIONE)

Tutte le fasi sono completamente tracciate nel sistema e possono essere monitorate tramite dashboard o report statistici.

Regole di business

Il modulo Verbali applica una serie di regole logiche e di vincolo per garantire la correttezza procedurale:

  • ogni verbale deve avere un solo stato attivo;

  • non è possibile modificare un verbale dopo la firma digitale;

  • i numeri progressivi non possono essere riutilizzati;

  • un verbale derivante da preavviso o accertamento automatico mantiene il collegamento permanente con l’origine;

  • i campi obbligatori (articolo CdS, data, targa, agente, luogo) non possono essere nulli;

  • la cancellazione fisica dei verbali è vietata: sono previste solo azioni di annullamento logico con motivazione obbligatoria.

Integrazioni e interoperabilità

Il modulo Verbali è integrato con diversi componenti del sistema K-Sanctions:

  • con Preavvisi e Servizi, da cui eredita i dati iniziali per la generazione del documento;

  • con Articoli, per la determinazione automatica degli importi e delle descrizioni;

  • con Notificazione, per la produzione dei modelli di notifica e degli allegati;

  • con Ricorsi, per la gestione delle contestazioni successive;

  • con Statistiche, per l’elaborazione dei report di attività;

  • con Comando, per la numerazione progressiva, protocollazione e configurazione ufficiale del documento.

È inoltre compatibile con i principali sistemi di postalizzazione massiva e con servizi esterni di notifica digitale (es. piattaforme PEC, PagoPA, sistemi di recapito nazionale).

Gestione dati e tracciabilità

Ogni verbale conserva un set completo di metadati che ne descrive il ciclo di vita:

  • origine (manuale, preavviso, dispositivo automatico);

  • utente e data di creazione;

  • storico degli stati e delle notifiche;

  • riferimenti ai file di allegati e documenti generati;

  • hash di firma digitale e percorso nel sistema di conservazione.

Tutti gli eventi vengono registrati nel registro cronologico delle attività, accessibile agli amministratori per audit o verifiche interne.

I documenti firmati vengono archiviati in modalità immutabile e sottoposti ai processi di conservazione sostitutiva a norma.

DA CAPIRE ED INTEGRARE QUALI ALTRI DATI VENGONO GESTITI (ES. MI ASPETTO CHE QUANDO VIENE VERIFICATO VENGA SALVATO CHI LO HA FATTO E QUANDO)

Errori e anomalie

Il sistema gestisce in modo controllato le principali anomalie operative legate ai verbali:

  • Errori di validazione: dati mancanti o incoerenti rispetto agli articoli CdS;

  • Errori di firma digitale: mancata disponibilità del certificato o scadenza dello stesso;

  • Errori di notifica: fallimento nella trasmissione via PEC o errore di postalizzazione;

  • Duplicazione: tentativo di creare un verbale con stesso numero progressivo o targa e data;

  • Errore di pagamento: mancato riscontro dal sistema esterno.

Ogni anomalia viene registrata nel log e, se configurato, notificata automaticamente all’amministratore o all’ufficio verbali per la gestione manuale.

Il modulo Verbali rappresenta quindi il nucleo documentale e giuridico di K-Sanctions, dove i dati raccolti sul territorio o dai dispositivi automatici assumono forma legale.

La sua architettura modulare, unita a un rigoroso sistema di tracciabilità e validazione, garantisce affidabilità, sicurezza e conformità normativa, riducendo al minimo l’intervento manuale e centralizzando l’intero processo di accertamento e sanzione.